Avoir un projet c’est bien, mais le réussir dans les conditions optimales c’est mieux !

Nous en sommes tous conscients, réaliser un projet (et cela peu importe son domaine d’activité) nécessite un minimum de préparation et de méthode. Certaines étapes sont clés dans le facteur de succès.

Selon le guide établi par le Project Management Institute, la méthodologie de gestion de projet s’effectue grâce à l’application et l’intégration appropriée de 47 processus, organisés en cinq groupes :

  1. Démarrage ;
  2. Planification ;
  3. Exécution ;
  4. Surveillance et maîtrise ;
  5. Clôture.

Définir et Initier

Pour beaucoup, le plus dur dans un projet reste le démarrage. Deux erreurs sont communes au moment de lancer un projet :

  • L’analyse sans fin, qui paralyse et empêche de démarrer concrètement.
  • Ou au contraire, se lancer sans analyse ni planning clairement défini, en espérant gérer les événements comme ils arrivent.

Étudier le marché

Aussi bonne que puisse-être votre idée, si vous ne réalisez pas une étude de marché, vous ouvrez la porte à l’échec.

Vous pouvez utiliser une matrice SWOT pour valider la pertinence de votre projet.

Matrice SWOT permettant de définir les forces, faiblesses, opportunités et menaces.

Approfondir le sujet et Vérifier la faisabilité

Une fois que vous êtes (quasi) sûr de votre idée et, que vous vous êtes bien informé de l’état du marché, il vous reste à l’approfondir.

Développez précisément votre idée de façon à avoir une vision claire de votre concept. Aucun détail ne doit vous échapper !

  • Les finances ;
  • La logistique ;
  • L’administratif ;
  • Les achats ;
  • Les ressources ;
  • La production.

Peu importe que votre idée s’avère bonne ou pas ; Si vous ne possédez pas les moyens nécessaires à sa bonne mise en œuvre, inutile d’aller plus loin !

En parler autour de soi

Ne gardez pas votre projet pour vous, partagez-le !

Les personnes à qui vous en parlerez pourront vous donner leurs premières impressions et quelques conseils. Dites-vous que vous n’avez peut-être et probablement pas pensé à tout !

Se fixer un objectif

Sans but à atteindre, vous ne saurez pas où aller. Connaître son objectif à l’avance permet de s’y préparer et de mettre à sa disposition toutes les ressources nécessaires. Ayez des objectifs SMART !

  • Spécifique : L’objectif doit être défini de la manière la plus simple et précise possible.
  • Mesurable : Les progrès de l’avancement du projet doivent pouvoir être quantifiés et mesurés à l’aide de variables prédéfinies.
  • Atteignable : L’objectif doit être à la fois ambitieux et atteignable. Il doit permettre une réelle évolution, représenter un véritable challenge et rester motivant.
  • Réalisable : L’objectif doit tenir compte de certaines contraintes (budget, durée, priorités) et être réaliste par rapport à ces données.
  • Temporellement défini : L’objectif doit être défini dans le temps et avoir une date de fin précise.
Méthode SMART. Spécifique, mesurable, atteignable, réalisable et temporellement défini.

Croire en son projet

Ne pas croire à son projet revient à l’enterrer.

L’idée de base vient de vous, vous devez impérativement montrer autour de vous que vous croyez en sa réussite.

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Planifier, Réaliser et Contrôler

Pour bien lancer un projet, n’oubliez pas d’organiser une réunion de lancement de projet. Même si cela semble une formalité, cette réunion vous permet de :

  • Confirmer les objectifs du projet ;
  • Expliquer les différentes étapes du projet ;
  • Clarifier les rôles et responsabilités de chacun ;
  • Identifier les risques ;
  • Assurer un soutien de l’équipe dirigeante.

Suivre l’avancement du projet

Construisez un planning global du projet avec pour chaque étape :

  • Les tâches ;
  • La durée ;
  • Les dépendances ;
  • Le livrable attendu.

Assurez-vous (régulièrement) que l’objectif du projet est connu et, que chaque responsable de tâche a connaissance de ses actions. Vous pouvez faire un diagramme de GANTT que vous partagez à l’ensemble des intervenants.

Diagramme de GANTT. Planification des tâches, de leur durée et des dépendances

Être flexible et garder la maîtrise de soi

Anticipez un imprévu et gardez vous du temps pour les tests et les validations. Soyez AGILE dans vos méthodes !

RAD, XP, LEAN ou SCRUM ont pour objectif de réduire le cycle de développement, tout en tenant compte des évolutions des besoins tout au long du projet.

Méthode SCRUM. Product owner, backlog, équipe, sprint, scrum master.

Soyez communiquant

Informez (régulièrement) sur la situation du projet, de manière formelle ou informelle, les acteurs du projets et leurs managers.

Un projet mené à bien dans de bonnes conditions nécessite l’adhésion de l’ensemble de l’équipe. Vous pouvez utiliser une matrice RACI pour visualiser rapidement qui fait, qui doit être consulté, qui décide et qui est informé.

Matrice RACI. Visibilité des rôles et responsabilités dans le projet. Réalisateur, approbateur, consulté et informé

Finaliser

La mise en place du projet a mobilisé des ressources au sein de l’organisation et consommé de l’énergie. La fin se focalise d’abord sur la validation en bonne et due forme des livrables essentiels, qui sont la raison d’être du projet.

Mais, il est fondamental de terminer aussi les travaux annexes du projet, utiles pour l’organisation sur le moyen et le long terme.

  • La capitalisation des connaissances acquises lors du projet et les leçons à tirer pour les futurs projets de l’organisation ;
  • La documentation du projet ;
  • Le solde de tous les engagements financiers de l’organisation vers ses clients ou vers ses donneurs d’ordre ;
  • La mesure formelle de la satisfaction, au-delà de la signature du procès-verbal de réception du résultat ;
  • La remise en état des installations utilisées lors du projet.

La réunion de clôture est le dernier événement majeur de la vie du projet. Elle permet aux membres de l’équipe projet de se quitter dans les meilleures conditions, avec l’envie d’en commencer un nouveau.

Les actions de communication en fin de projet sont essentielles. Elles assurent l’ancrage du résultat du projet dans l’organisation, et valorisent le déroulement du projet.

Un projet de transformation digitale n’est pas anodin pour une entreprise. S’y préparer correctement est un gage de se donner les moyens d’atteindre l’objectif attendu dans les meilleurs conditions.

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